用“整理桌面”引导大脑“整理思维”

    前几天，我的门诊来了这样的一位患者。

    他在一家大型房地产公司工作，虽然只有30多岁，却已经是分公司的经理了。虽说是“患者”，但其实他的问题并没有达到需要在医院接受治疗的程度。

    他的主诉症状是“非常健忘，经常会忘记重要的事情，所以工作也时常陷入混乱”。

    因此，他担心自己的大脑出了什么问题。但是听了他的叙述后，我可以确定他的头脑非常灵活，他说话的条理是很清晰的。此外，即使没有引导和提示，他也能持续地说上很长时间，这说明他额叶的能力并没有衰退。

    但是，在聆听的过程中，我也发现了一些明显的问题。

    尽管他可以说上很长的一段有条理的话，但始终没有说到重点，比如为什么会感到混乱以及具体是怎么混乱的。他还会自己做一些判断，比如“这个就是原因吧”“和医生您那本书里的病例很相似”等，但是他很快又会改变主意，推翻自己所说的话。我之所以认为他头脑灵活，是因为他的叙述中并没有不合逻辑的地方，但与此同时，那些叙述听起来又像是“先不知从何处冒出一个想法，然后再牵强附会地去说明”，从而给人一种不必要的冗长感。

    大概听完他的叙述后，我提出了这样的问题。

    “说起来，你今天带的包里都装了些什么呢？”

    “我的包里？ 我想想啊……手机、笔记本和工作文件之类的。”

    “如果方便的话，能告诉我工作文件都是什么文件吗？”

    “嗯……是什么来着？ 应该是目前正在做的工作文件和……”

    “打开包确认一下吧。”

    打开自己的包确认以后，他的脸上露出了“这个东西怎么会出现在包里”的惊讶表情。

    “上个月已经完成的工作的资料怎么也装进来了……还有这些文件我是准备有空时再去政府机关提交的……最近太忙了，都没有时间整理。”

    接着，我又问他公司办公桌的抽屉里都有些什么。

    “我再想想啊……都有什么来着？ 最上面的抽屉里是……”

    “你有好好整理过办公桌的桌面吗？”

    “没有，桌面乱糟糟的，文件堆得像小山一样。”

    “为什么不整理呢？”

    “需要先做的事情太多了。”

    在主诉健忘的患者中，这样的人很常见。当被问及包里或办公桌的抽屉里有什么时，他们无法给出明确的回答。这并不是记忆力出了问题，而是因为他们在放东西的时候，并没有有意识地进行整理。“这份资料经常会用到，得把它放在随手就能拿到的地方”“这个项目的文件非常重要，得把它归档并保存好”“这份文件已经没用了，处理掉吧”——如果他们每天都能像这样进行整理的话，那么被问到什么东西在哪里的时候，应该马上就能回答出来。可惜他们只是随随便便地把东西放在某处，所以之后再怎么回忆也想不起来到底放在哪里了。

    这样的人在工作中陷入混乱也是不足为奇的。

    当我们被委以重任时，整理思维是非常必要的。人类的大脑有其局限性，即便被要求记住100个问题，我们也很难记得住。但是，如果我们对这100个问题进行分类整理，比如将其整理成A、B、C、D、E这5种类型，那么大脑就能大致地记住它们了。如果更进一步，再将A类问题整理成a、b、c、d、e这样的几个小问题，那么以后我们就能像“A类问题中的a问题包含a1、a2、a3、a4这几个要素”这样，回忆起所有的100个问题了。这就是对思维进行“归档处理”。

    是否具有这种归档处理的能力，会体现在对身边物品的整理上。假如一个人能将100个问题按照不同的级别归档处理，那么他自然会把A类问题和B类问题的相关资料存放在不同的地方，或者在整理桌面时会自然而然地把a问题的相关资料存放到A类问题的所在之处，然后再将需要优先处理的a1问题的相关资料放在一个显眼的地方。

    归档处理之后，最重要的就是确定工作的优先顺序了。如果能把100个问题都完美解决，那当然再好不过了，但一般来说我们是做不到的。所以重要的是，我们要尽量让无法解决的问题是一些小问题。为此，我们必须提前判断工作的重要性，思考解决问题的优先顺序。能否做到这一点，也体现在我们对身边物品的整理上。

    有的人整理不好自己身边的物品，是因为其额叶进行选择、判断和系统化的能力衰退了，但是前面我们提到的那类患者并不属于这种情况。他们的额叶功能正常，只是养成了不整理的坏习惯。

    在大多数情况下，这类人并不是能力不足以胜任工作的人。通过与门诊患者的接触，我觉得倒不如说他们往往有着过人的本事，从年轻时起就备受称赞，所以很多时候会过于相信自己的能力。

    以我自己为例。我在年轻时就意识到自己并不是一个很有本事的人，所以才觉得最重要的就是先把东西整理好。因为如果不把工作归档处理并安排好优先顺序的话，我就不知道该从哪里开始做起了。

    但是，世上总归有些人有着令人羡慕的本事。对于比较初级的工作，他们就算不做这些整理，也能凭借自己出色的直觉和技能顺利完成。就像学生时代那些不按部就班地学习，却也能在考试中取得好成绩的人一样。这类人因为不用做前期整理，工作起来更快，所以在年轻时就可能会显得很优秀。

    但是说白了，这种做法一般只在年轻时行得通。

    无论什么行业都是如此，当一个人晋升到一定职位后，多会遇到超出个人能力范围的问题。即使是一个很有本事、面临20项工作任务也能不做任何整理就看清全局的人，当他面临100项工作任务时，恐怕也难以做到同样的事。不仅如此，他还会不可避免地陷入混乱，或是忽略重要的问题。

    在这种时候，如果能立刻改变自己的用脑方式，那也还好，但是因为有年轻时的成功体验，所以他又很难做出改变。越是陷入混乱、时间不够，他越想跳过整理以节省时间，于是就越来越混乱了。无用功变多了，时间却更少了。这是一种让人越陷越深的恶性循环。

    “思维”这个东西，如果在基础层面没做好归档处理，那么在更高层面就会无从下手。因为轻视这一点而陷入混乱的人来到门诊就诊时，我会给出这样的建议。

    “越是忙碌的时候，越要优先整理办公桌。”

    “感到混乱的原因是思维未经整理”这一点确实不假，但是当一个人已经陷入混乱时，如果你只是给出这种抽象的建议，他还是不知道自己该做些什么。不过，一旦人打算整理自己身边的物品，那么大脑也会开始整理思维。

    对于刚才提到的那位患者，我是这样告诉他的：“按照功能把办公桌和包内整理得井井有条，就好比拥有一个善于管理的领导。即使你要做的工作很多，这位领导也能一边说‘今天请集中处理这项工作’‘现在只要专注思考这一件事就好了’，一边把自己总结好的资料交给你，这样你不就能安心地埋头工作了吗？请养成自己当这种领导的习惯吧！经常给自己打造一个便于集中精力完成一项项工作的环境。换句话说，就是请你优先整理身边的物品。只要养成这个习惯，你在工作中应该就很少会感到混乱了。”

    认真地做好分类，不仅是物理层面的归档处理，同时也是大脑思维的归档处理。完成这一步之后，就可以思考优先顺序，按照功能来整理办公桌了。这样一来，混乱的思维自然会慢慢平复。

    ·物品的整理与思维的整理相通。越是忙碌的时候越要优先做整理。

    ·在工作中陷入混乱时，从整理桌面开始做起就能更轻松地恢复状态。

    一旦我们制定了高效的“选择”“判断”规则，那么就可以有效地使用大脑。

    此外，调节生活节律也很重要，因为当我们的思维陷入混乱时，生活节律多半也会被打乱。我们要在工作中意识到时间上的限制，还要在晚上早点睡觉，以便充分发挥大脑在睡眠期间的整理能力。如此一来，如果也能在较为固定的时间起床，那么我们的大脑就会越发清晰和敏锐。我们要迈出的第一步，就是让大脑恢复它原本的力量。这一点非常重要。

    因此，越是忙碌的时候，我们越要重视自己的基本习惯。

    （本文摘自《掌控大脑习惯》，［日］筑山节著，高宇涵译，新星出版社出版，定价：59.00元）

    本版文字由燕婵整理